Case Studies
Startup (Sports-Tech) przetwarzający dziesiątki tysięcy rezerwacji miesięcznie
case study
Startup (Sports-Tech) przetwarzający dziesiątki tysięcy rezerwacji miesięcznie
Przy 10 000+ rezerwacji miesięcznie model księgowości „per dokument” przepalał budżet. Eksperci Besides Finance wdrożyli w pełni zautomatyzowany workflow, integrujący dane sprzedażowe prosto do ERP. Efekt? Całkowite uniezależnienie kosztów od skali biznesu i eliminacja błędów.
10 000+
Rezerwacji miesięcznie rozliczanych w systemie
100%
Zautomatyzowany eksport danych prosto do systemu ERP
Stały koszt
Obsługi księgowej, niezależnie od wzrostu liczby faktur
Profil klienta
Branża SportTech i automatyzacja rezerwacji
Klientem Besides Finance jest innowacyjna polska firma technologiczna, rozwijająca system rezerwacji obiektów sportowych (obsługujący m.in. korty do squasha, boiska piłkarskie i sale fitness). Platforma w pełni automatyzuje proces rezerwacji, zastępując tradycyjną recepcję i bezpośrednio integrując płatności online. Głównymi odbiorcami są kluby i obiekty sportowe z całej Polski, które dzięki wdrożeniu tego oprogramowania zwiększają efektywność operacyjną oraz podnoszą poziom satysfakcji swoich użytkowników.
Wyzwanie biznesowe
Wysokie koszty obsługi księgowej masowych transakcji
Platforma przetwarza kilkadziesiąt tysięcy rezerwacji miesięcznie. Choć większość z nich to transakcje prywatne (paragony), rosnąca grupa użytkowników wybiera opcję wystawienia faktury VAT, gdzie stroną sprzedającą jest dostawca systemu. W rezultacie liczba faktur waha się od kilkuset do kilku tysięcy miesięcznie. W klasycznym modelu biura rachunkowego (rozliczenie "per dokument") generowało to nieproporcjonalnie wysokie koszty księgowości w stosunku do przychodów, stanowiąc duże obciążenie operacyjne i finansowe dla firmy.
Rozwiązanie
Półautomatyczny import danych do systemu ERP
Eksperci Besides Finance opracowali i wdrożyli dedykowany workflow księgowy, bazujący na masowych raportach sprzedażowych i wyciągach bankowych. Przygotowano zestaw arkuszy kalkulacyjnych, które w sposób półautomatyczny generują zbiorcze zestawienia, gotowe do bezpośredniego importu do systemu ERP klienta - bez względu na to, ile faktur wygenerowano w danym miesiącu. Pozwoliło to na wdrożenie nowoczesnego modelu współpracy księgowej online, który całkowicie uniezależnia opłaty od liczby wystawionych dokumentów.
Korzyści
Skalowalna księgowość IT
Wdrożone rozwiązanie nie tylko umożliwiło szybkie i w pełni efektywne rozliczanie tysięcy operacji finansowych klienta każdego miesiąca, ale przede wszystkim zabezpieczyło firmę technologiczną przed niekontrolowanym wzrostem kosztów księgowych. Dzięki innowacyjnemu podejściu do importu danych, budżet przedsiębiorstwa jest chroniony przed rosnącymi opłatami za księgowość, nawet w przypadku dalszego dynamicznego skalowania biznesu i znacznego zwiększenia liczby wystawianych dokumentów w przyszłości. To sprawia, że obsługa finansowa stała się przewidywalna, bezpieczna i w pełni dostosowana do specyfiki rosnącej firmy z sektora IT.